Welche Phasen hat der Bewerberprozess?

In der Praxis bewähren sich sechs Phasen: Bedarf und Anforderungsprofil, Stellenanzeige, Vorauswahl, Vorstellungsgespräch, Entscheidung mit Zusage und die Vorbereitung des Onboardings. Die Checkliste auf dieser Seite folgt genau dieser Reihenfolge.

Welche Kriterien sind bei der Bewerberauswahl am wichtigsten?

Die, die sich direkt aus den Aufgaben der Stelle ableiten. Legen Sie höchstens fünf Muss-Kriterien fest und prüfen Sie jedes mit einer passenden Methode: Fachwissen mit einem Test, Verhalten im Gespräch, Arbeitsergebnisse mit einer Arbeitsprobe. Kriterien, die Sie nicht prüfen, sollten Sie auch nicht bewerten.

Wie funktioniert eine Entscheidungsmatrix bei der Bewerberauswahl?

Sie geben jedem Kriterium ein Gewicht von 1 bis 5 und bewerten jeden Bewerber pro Kriterium ebenfalls von 1 bis 5. Gewicht mal Bewertung, über alle Kriterien addiert, ergibt eine Gesamtpunktzahl. Die Matrix ersetzt nicht Ihr Urteil, aber sie macht sichtbar, worauf es beruht. Oben auf der Seite können Sie sie direkt ausfüllen.

Wie lange dauert ein Bewerbungsprozess?

Das hängt stark von der Stelle ab. Entscheidend ist weniger die Gesamtdauer als die Wartezeit zwischen den Schritten. Gute Bewerber sind oft nach wenigen Wochen vergeben. Ein Online-Test in der Vorauswahl verkürzt vor allem die Phase, in der Sie Unterlagen sichten und Telefoninterviews führen.

Kann ich die Checkliste ausdrucken?

Ja. Der Button „Drucken oder PDF“ öffnet den Druckdialog Ihres Browsers, dort können Sie die Liste auch als PDF speichern. Ihre Häkchen bleiben in diesem Browser gespeichert, bis Sie die Liste zurücksetzen.

Checkliste Personalauswahl zum Abhaken

Bewerberprozess in sechs Phasen

Die Checkliste zum Abhaken

Die Reihenfolge ist Absicht. Wer die erste Phase überspringt, merkt es spätestens bei der Entscheidung, weil dann niemand mehr weiß, woran die Bewerber eigentlich gemessen werden sollten.

0 von 30 Punkten erledigt

Phase 1Bedarf und Anforderungsprofil

0/5

Aufgaben der Stelle für die ersten sechs Monate konkret aufschreiben
Muss-Kriterien und Kann-Kriterien trennen, höchstens fünf Muss-Kriterien
Budget, gewünschten Starttermin und Entscheider festlegen
Stufen des Auswahlverfahrens planen: Wer bewertet was, und wann?
Zieldatum für die Zusage setzen und rückwärts planen

Phase 2Stellenanzeige

0/5

Stellentitel so formulieren, wie Bewerber danach suchen
Aufgaben konkret beschreiben, Floskeln wie „dynamisches Umfeld“ streichen
Gehaltsrahmen oder zumindest eine Orientierung nennen, wo möglich
Ablauf des Verfahrens in der Anzeige erklären, inklusive Online-Test
Kanäle wählen: Karriereseite, Jobbörsen, Netzwerk, Empfehlungen aus dem Team

Phase 3Vorauswahl

0/5

Eingangsbestätigung innerhalb von 48 Stunden verschicken
Unterlagen nur gegen die Muss-Kriterien prüfen, nicht nach Gefühl
Kurzen Online-Test an alle schicken, die die Muss-Kriterien erfüllen
Bestehensgrenze festlegen, bevor das erste Ergebnis da ist
Absagen zeitnah und freundlich verschicken

Phase 4Vorstellungsgespräch

0/5

Interviewleitfaden mit denselben Fragen für alle Bewerber vorbereiten
Bewertungsbogen mit Skala für jedes Kriterium anlegen
Mindestens zwei Personen bewerten, erst jede für sich, dann gemeinsam
Testergebnisse als Einstieg nutzen: „Wie sind Sie bei Aufgabe 4 vorgegangen?“
Zeit für Fragen der Bewerber einplanen und die nächsten Schritte nennen

Phase 5Entscheidung und Zusage

0/5

Entscheidungsmatrix mit gewichteten Kriterien ausfüllen
Referenzen einholen, wenn der Bewerber einverstanden ist
Entscheidung und Begründung kurz schriftlich festhalten
Zusage zuerst telefonisch, dann schriftlich
Zweitplatzierten erst absagen, wenn der Vertrag unterschrieben ist

Phase 6Onboarding vorbereiten

0/5

Arbeitsplatz, Zugänge und Ausstattung vor dem ersten Tag bereitstellen
Einarbeitungsplan für die ersten vier Wochen schreiben
Eine feste Ansprechperson als Pate benennen
Zwischen Zusage und Start in Kontakt bleiben
Feedbackgespräche nach 30 und 90 Tagen in den Kalender eintragen

Der größte Zeitfresser

Phase 3 entscheidet über die Dauer des ganzen Prozesses

In den meisten Auswahlverfahren geht die meiste Zeit nicht im Gespräch verloren, sondern davor. Unterlagen lesen, Telefoninterviews führen, Termine abstimmen, und am Ende sitzt trotzdem jemand im Gespräch, der die Grundlagen nicht beherrscht.

Ein kurzer Online-Test direkt nach der Sichtung dreht das um. Alle Bewerber, die die Muss-Kriterien erfüllen, bekommen denselben Link und bearbeiten den Test, wann es ihnen passt. Sie sehen danach eine sortierte Liste mit Punkten pro Person und pro Frage und laden nur noch die ein, die über Ihrer Grenze liegen.

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Kriterien der Bewerberauswahl

Woran Sie Bewerber messen sollten

Jedes Kriterium braucht eine Methode, mit der es geprüft wird. Ein Kriterium, das niemand prüft, landet am Ende doch beim Bauchgefühl.

Fachliche Kriterien

Kenntnisse, Werkzeuge, Erfahrung mit ähnlichen Aufgaben. Am besten mit einem Test oder einer Arbeitsprobe geprüft, nicht mit der Frage „Können Sie Excel?“.

Methodische Kriterien

Strukturiertes Vorgehen, Prioritäten setzen, Probleme lösen. Situative Fragen und Fallbeispiele zeigen hier mehr als Selbstauskünfte.

Soziale Kriterien

Kommunikation, Kundenorientierung, Zusammenarbeit. Im Gespräch mit verhaltensbezogenen Fragen prüfen: „Erzählen Sie von einer Situation, in der …“

Rahmenbedingungen

Starttermin, Arbeitszeitmodell, Arbeitsort. Früh klären, damit am Ende keine Überraschung die Entscheidung kippt.

Werkzeug

Entscheidungsmatrix für die Bewerberauswahl

Tragen Sie Ihre Kriterien ein, gewichten Sie sie und bewerten Sie jeden Bewerber von 1 bis 5. Die Matrix rechnet die gewichtete Summe aus und markiert, wer vorn liegt.

Am meisten bringt sie, wenn jede Person im Auswahlteam die Matrix zuerst allein ausfüllt. Liegen die Einschätzungen weit auseinander, ist genau das der Punkt, über den Sie sprechen sollten.

Kriterium





Gewichtete Summe (max. 85)	51 60 %	51 60 %	51 60 %

Bewertung: 1 = erfüllt kaum, 5 = erfüllt voll. Es wird nichts gespeichert oder übertragen.

Gleichstand an der Spitze. Schauen Sie auf das Kriterium mit dem höchsten Gewicht oder holen Sie für diesen Punkt eine zweite Einschätzung ein.

Tipp: Das Kriterium „Fachkenntnisse“ müssen Sie nicht schätzen. Mit einem Online-Test bekommen Sie dafür eine Punktzahl, die für alle Bewerber auf derselben Grundlage entstanden ist. Wie das geht, zeigt die Seite Bewerber testen.

Checkliste für die Personalauswahl.