Ratgeber · Datenschutz & Compliance
DSGVO und Online-Assessments: die Checkliste.
Bewerberdaten sind besonders schützenswert. Welche Fragen Sie einem Anbieter stellen sollten, bevor Sie unterschreiben, und worüber viele Unternehmen hinwegsehen.
Lesezeit: ca. 7 Minuten · Zielgruppe: HR-Manager, Datenschutzbeauftragte, Geschäftsführer
Vier Punkte lohnen bei jedem Anbieter den genauen Blick: EU-Serverstandort, ein unterschriebener Auftragsverarbeitungsvertrag, Datensparsamkeit (nur erheben, was Sie wirklich brauchen) und die technische Umsetzung von Auskunft, Löschung und Export. Fehlt einer davon, wird die Zusammenarbeit vor allem aufwendig, weil Sie jede Rückfrage eines Bewerbers von Hand abarbeiten. Wie Sie diese Punkte für Ihr Haus konkret ausgestalten, klären Sie mit Ihren Datenschutzbeauftragten.
Online-Assessments sind kein normales SaaS-Tool
Im Gegensatz zu Projektmanagement- oder CRM-Tools verarbeiten Assessment-Plattformen Daten von Menschen, die noch kein Vertragsverhältnis mit Ihnen haben. Bewerber geben diese Daten in einer Situation heraus, in der ein Nein sie die Stelle kosten könnte. Entsprechend genau schauen Datenschutzbeauftragte, Arbeitnehmervertretungen und die Bewerber selbst hin.
Dazu kommt ein praktischer Punkt: Testergebnisse dokumentieren, warum jemand aussortiert wurde. Wird eine Absage später hinterfragt, ist genau diese Dokumentation der Unterschied zwischen einer sachlichen Antwort und einem Achselzucken. Sie brauchen die Daten also eine Weile, aber eben nicht unbegrenzt.
Vier Kategorien, die Sie beim Anbieter abklopfen sollten
Eine Orientierung für das Auswahlgespräch, keine rechtliche Bewertung. Grün: würden wir erwarten. Rot: würde uns stutzig machen.
- ✓Server ausschließlich innerhalb der EU (vorzugsweise Deutschland oder Frankfurt)
- ✓Kein unkontrollierter Datentransfer in Drittländer (USA, Großbritannien)
- ✓Subunternehmer (CDN, E-Mail-Dienste) sind benannt und sitzen ebenfalls in der EU
- ✗Serverstandort außerhalb der EU, ohne dass der Anbieter die Grundlage dafür benennt
- ✓AVV wird standardmäßig vom Anbieter bereitgestellt
- ✓Klare Regelung zu Subunternehmern und deren Standorten
- ✓Löschung und Fristen sind im Vertrag ausdrücklich geregelt
- ✗Kein AVV angeboten oder nur auf Anfrage, kritisch
- ✓Nur die für die Eignungsbeurteilung notwendigen Daten werden erhoben
- ✓Keine Weitergabe der Kandidatendaten an Dritte für Werbezwecke
- ✓Automatische Löschung nach konfigurierbaren Fristen
- ✗Testdaten fließen in das Training von KI-Modellen, ohne dass Sie das steuern können
- ✓Exportfunktion für Bewerber-Rohdaten, für Auskunftsanfragen
- ✓Löschfunktion für einzelne Kandidaten, ohne Umweg über den Support
- ✓Datenschutzerklärung im Test sichtbar und verlinkt
- ✗Kandidaten lassen sich nur im Paket oder gar nicht löschen
Auf diese Fragen haben wir eine Antwort
trønso wurde für den deutschen Markt gebaut: Server in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag auf Anfrage, konfigurierbare Löschfristen und ein Datenexport pro Kandidat, ohne Umweg über den Support.
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Hinweis: Dieser Beitrag ist eine redaktionell aufbereitete Praxisinformation und stellt keine Rechtsberatung dar. Er beschreibt allgemeine Vorgehensweisen aus der Personalpraxis und ersetzt weder die Prüfung Ihres Einzelfalls noch eine fachkundige Beratung. Rechtliche Anforderungen hängen von Branche, Unternehmensgröße, Mitbestimmung und Ihrer konkreten Gestaltung ab und ändern sich laufend. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an Ihre Rechtsabteilung, eine Rechtsanwaltskanzlei oder Ihre Datenschutzbeauftragten. Eine Gewähr für Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit können wir nicht übernehmen.